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Guía - Manual Operativo Básico Hoteles

Personal, roles, funciones y perfil

Administración y Contabilidad

Gerente Administrativo y Financiero

  • El Gerente Administrativo y Financiero lidera la gestión financiera del hotel, supervisando la contabilidad, presupuestos y tesorería. Sus funciones abarcan desde la elaboración de informes financieros hasta la gestión de recursos humanos y el cumplimiento normativo. Impulsa la eficiencia operativa y garantiza la viabilidad financiera del establecimiento.

 

Personal de Contabilidad y Facturación

  • El equipo de contabilidad y facturación en un hotel desempeña roles vitales para mantener la integridad financiera y facilitar transacciones precisas. Su labor incluye la gestión de registros financieros, emisión de facturas, recepción de pagos y garantía de cumplimiento normativo. Contribuyen al éxito operativo y financiero del hotel mediante la supervisión de transacciones y el mantenimiento de registros precisos.

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Inicio Roles y Funciones Administracion y Contabilidad

Roles, funciones y actividades de un

Gerente Administrativo y Financiero​

Gerente Administrativo y Financiero

Roles:

  • Líder Financiero: El Gerente Administrativo y Financiero es el responsable de supervisar y dirigir todas las operaciones financieras y administrativas del hotel, asegurando una gestión eficiente de los recursos financieros y humanos.

  • Planificador Estratégico:Actúa como un planificador estratégico, colaborando con la alta dirección para desarrollar objetivos financieros y estrategias a largo plazo que impulsen el crecimiento y la rentabilidad del hotel.

Funciones:

  • Gestión Financiera:  Supervisa la contabilidad del hotel, incluyendo la elaboración de presupuestos, la gestión de flujos de efectivo, el seguimiento de ingresos y gastos, y la preparación de informes financieros para la alta dirección y los inversores.

  • Control de Costos: Implementa medidas para controlar los costos operativos del hotel, identificando áreas de gastos innecesarios o excesivos y desarrollando estrategias para optimizar la eficiencia y maximizar los márgenes de beneficio.

  • Gestión de Recursos Humanos:  Supervisa las funciones de recursos humanos del hotel, incluyendo la contratación, capacitación y desarrollo del personal, la gestión de nóminas y beneficios, y la resolución de conflictos laborales.

  • Cumplimiento Normativo: Se asegura de que el hotel cumpla con todas las regulaciones financieras, contables y laborales, así como con los estándares de calidad y seguridad establecidos por las autoridades locales y la industria hotelera.

  • Negociación y Relaciones Externas: Negocia contratos con proveedores y socios comerciales, estableciendo relaciones sólidas que beneficien al hotel y garantizando que se cumplan los términos acordados en términos de calidad y costos.

Actividades:

  • Elaboración de Presupuestos:  Desarrolla presupuestos anuales y trimestrales para el hotel, teniendo en cuenta los objetivos financieros y operativos, así como las proyecciones de ingresos y gastos basadas en análisis históricos y tendencias del mercado.

  • Análisis Financiero: Realiza análisis detallados de los estados financieros del hotel, identificando áreas de mejora, tendencias preocupantes o áreas de oportunidad que puedan afectar la rentabilidad y la viabilidad del negocio.

  • Gestión de Tesorería:  Supervisa el flujo de efectivo del hotel, asegurándose de que haya suficiente liquidez para cubrir los gastos operativos y las obligaciones financieras, y gestionando las inversiones para maximizar los rendimientos financieros.

  • Reportes y Presentaciones:  Prepara informes financieros periódicos para la alta dirección y los inversores, presentando análisis de desempeño, proyecciones financieras y recomendaciones estratégicas para mejorar la rentabilidad y el crecimiento del hotel.

  • Supervisión del Personal:  Supervisa y coordina las actividades del personal a su cargo, proporcionando orientación, capacitación y retroalimentación para garantizar un desempeño óptimo y una colaboración efectiva en el logro de los objetivos del hotel.

Roles, funciones y actividades del

Personal de Contabilidad y Facturación

Personal de Contabilidad y Facturacion

Contador General:

Roles:

  • Supervisar y dirigir todas las operaciones contables del hotel.

  • Garantizar el cumplimiento de las normativas contables y fiscales.

  • Proporcionar orientación financiera a la alta dirección.

 

Funciones:

  • Elaborar y mantener registros contables precisos y actualizados.

  • Preparar estados financieros, informes de ingresos y gastos, y análisis financiero.

  • Gestionar cuentas por cobrar y cuentas por pagar del hotel.

  • Coordinar auditorías internas y externas.

  • Realizar análisis de costos y presupuestos.

 

Actividades

  • Elaboración de estados financieros:

    • Preparar estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo.

    • Garantizar la exactitud y la integridad de los registros contables.

  • Gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar:

    • Supervisar el proceso de facturación a los clientes y el seguimiento de los pagos pendientes.

    • Coordinar el pago oportuno a proveedores y acreedores.

  • Análisis financiero:

    • Realizar análisis detallados de los estados financieros para identificar tendencias y áreas de mejora.

    • Proporcionar informes y recomendaciones a la alta dirección para mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa.

  • Gestión de impuestos:

    • Garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y normativas locales y nacionales.

    • Preparar y presentar declaraciones de impuestos, incluyendo IVA, ISR, y otras obligaciones fiscales.

Auxiliar Contable:

Roles:

  • Apoyar al contador general en tareas contables diarias.

  • Garantizar la exactitud y integridad de los registros financieros.

 

Funciones:

  • Registrar transacciones financieras en el sistema contable.

  • Realizar conciliaciones bancarias y verificar la precisión de los registros.

  • Preparar documentación contable y fiscal.

​​

Actividades:

  • Registro de transacciones financieras:

    • Ingresar datos de transacciones financieras en el sistema contable, como facturas de proveedores, recibos de clientes y movimientos bancarios.

    • Mantener registros contables actualizados y organizados.

  • Conciliaciones bancarias:

    • Realizar conciliaciones periódicas de las cuentas bancarias del hotel para garantizar la precisión de los registros contables.

    • Identificar y corregir discrepancias en los saldos bancarios.

  • Preparación de documentos contables:

    • Preparar documentos contables como comprobantes de ingreso, egreso y traspasos.

    • Archivar documentos de respaldo para futuras auditorías y consultas.

Facturador:

Roles:

  • Emitir facturas precisas y oportuna a los clientes del hotel.

  • Gestionar el proceso de facturación de manera eficiente.

 

Funciones:

  • Generar facturas para servicios de alojamiento, alimentos, bebidas y otros cargos.

  • Verificar la exactitud de la información de facturación.

  • Enviar y hacer seguimiento de las facturas a los clientes.

  • Resolver consultas y disputas relacionadas con la facturación.

Actividades:

  • Emisión de facturas:

    • Generar facturas precisas y detalladas para los servicios prestados por el hotel, como alojamiento, alimentos, bebidas y servicios adicionales.

    • Verificar la exactitud de la información de facturación, incluyendo tarifas, impuestos y descuentos.

  • Gestión de facturación:

    • Enviar y hacer seguimiento de las facturas a los clientes mediante correo electrónico, correo postal o sistema electrónico.

    • Responder a consultas y disputas relacionadas con la facturación por parte de los clientes.

Cajero:

Roles:

  • Gestionar las transacciones financieras del hotel de manera segura y eficiente.

  • Mantener registros precisos de las transacciones realizadas.

Funciones:

  • Recibir y registrar pagos de clientes por servicios proporcionados.

  • Procesar transacciones de efectivo, tarjeta de crédito y otros métodos de pago.

  • Preparar informes diarios de caja y conciliar registros financieros.

Actividades:

  • Recepción de pagos:

    • Recibir pagos de clientes por servicios prestados por el hotel, como alojamiento, alimentos, bebidas y otros cargos.

    • Procesar pagos en efectivo, tarjeta de crédito, débito u otros métodos de pago aceptados por el hotel.

  • Registro de transacciones:

    • Registrar todas las transacciones financieras en el sistema de caja del hotel de manera precisa y oportuna.

    • Mantener registros detallados de los pagos recibidos y los recibos emitidos.

  • Conciliación de caja:

    • Realizar arqueos de caja periódicos para asegurar que el saldo en efectivo coincida con los registros financieros.

    • Identificar y resolver discrepancias en los registros de caja.

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